شرح وظایف تفصیلی دبیرخانه هیات اجرایی جذب

    برگزاری جلسات هیات اجرایی جذب دانشگاه:

    » جمع آوری مدارک و مستندات لازم برای طرح موارد مختلف در هیات اجرایی جذب حسب مورد          از طریق اتوماسیون یا دریافت نامه از دبیرخانه محرمانه دانشگاه

    » تهیه دستور کار جلسات هیات اجرایی جذب 

    » دعوت از اعضای هیات اجرایی جذب و برگزاری جلسات هفتگی جذب

    » آماده کردن صورتجلسات وانجام اقدامات لازم در مورد هر مصوبه و پی گیری موارد مطروحه در       جلسات

ثبت کلیه موارد مربوط به فراخوان های جذب هیات علمی دانشگاه مشهد و تربت حیدریه و نیشابور به همراه ریز مراحل اجرایی آن از قبیل :

      » اعلام فراخوان از طریق سایت دانشگاه و روزنا مه های کثیر الانتشار

      » دریافت پرونده متقاضی و تشکیل و تکمیل پرونده متقاضیان فراخوان

      » برگزاری جلسات کارگروه علمی و معرفی افراد جهت تشکیل پرونده به کارگروه بررسی         صلاحیت عمومی

      » هماهنگی جهت برگزاری آزمون مصاحبه زبان و استفاده از منابع الکترونیک و اطلاع رسانی              به متقاضیان (از طریق ایمیل- ارسال اسمس و در صورت نیاز تماس تلفنی)

      » طرح موارد قابل جذب در هیات اجرایی جذب دانشگاه

      » اخذ تاییدیه مدرک تحصیلی (فرم گزینش علمی) متقاضیان از دانشگاه های محل تحصیل آنها

      » استعلام پست سازمانی از مدیریت امور هیات علمی –کارگزینی هیات علمی

      » ارسال پرونده ها تائید شده در هیات اجرایی جذب به وزارت متبوع

      » عودت پرونده متقاضیانی که در اولویت استخدام قرار نگرفتند

      » و در انتها اعلام نتیجه نهایی به کارگزینی هیات علمی دانشگاه

 بروزرسانی سایت دبیرخانه و بارگزاری کلیه آیین نامه ها و دستورالعملها و فرایندهای  کاری غیر محرمانه مورد نیاز اعضای هیات علمی مرتبط با دبیرخانه جذب دانشگاه.

     
طراحی و راه اندازی سامانه جامع ثبت اطلاعات دبیرخانه جذب دانشگاه جهت تسهیل در  ثبت و تجمیع اطلاعات دبیرخانه جذب که موارد ذیل را پوشش دهد:

   » بانک اطلاعاتی مصوبات هیات اجرایی جذب

   » بانک اطلاعاتی مربوط به فراخوان های برگزار شده به تفکیک مشهد و تربت و نیشابور

   » بانک اطلاعاتی مربوط به ثبت مکاتبات محرمانه و کارتابل نامه های جاری

     ورود اطلاعات در بانک اطلاعاتی دبیرخانه جذب دانشگاه شامل:

        » ثبت نامه های وارده و صادره دبیرخانه اعم از محرمانه و غیر محرمانه به همراه سوابق نامه ها

        » ثبت مصوبات جلسه و اقدامات انجام شده بر روی آنها

        » ثبت مکاتبات با کارگروه صلاحیت عمومی و پاسخ های کارگروه به موارد استعلام شده

        » ثبت کلیه موارد مربوط به فراخوانهای جذب هیات علمی دانشگاه مشهد و تربت و نیشابور به همراه ثبت ریز مراحل اجرایی آن

          » ثبت موارد مربوط به ارتقا وتبدیل وضعیت استخدامی و تمدید قرارداد های یک ساله و ...

     بایگانی اسناد ، پرونده ها و نامه ها