"وظایف"

شرح وظایف بایگان دانشجویی                                           

• تشکیل پرونده الکترونیک برای تمام دانشجویان ودانش آـموختگان ورودی جدید پس از تایید ثبت نام اینترنتی وتعیین شماره پرونده ودرج در سامانه مروارید
• انجام اقدامات لازم برای تشکیل پرونده دانشجویان جدید الورود، دانشجویان انتقالی و میهمانی برای بایگانی اصل مدارک طبق اصول بایگانی
• تهیه لیست دانشجویان در دفاتر مربوط به تفکیک رشته و سال ورود
• ارائه پرونده دانشجویان و دانش آموختگان به کارشناسان مربوط، در صورت لزوم، در اسرع وقت و پیگیری وصول پرونده پس از اقدام کارشناس و قراردادن آن در فایل مربوط
• بایگانی کردن سوابق و مکاتبات انجام شده در اتوماسیون اداری درخصوص دانشجویان و دانش آموختگان در پرونده الکترونیک آنها بر طبق کد بندی استاندارد
• ایجاد بایگانی اداری در سامانه مروارید ونگهداری سوابق ومکاتبات بر اساس طبقه بندی انجام شده
• تهیه فایلهای مورد نیاز و نگهداری پرونده دانشجویان و دانش آموختگان در فایلهای مربوط به تفکیک رشته و سال ورود به نحوی که دسترسی به پرونده ها در کوتاهترین زمان ممکن امکان پذیر باشد.
• آگاهی از آمار تشکیل پرونده تمام دانشجویان (اعم از دانشجویان انتقالی، میهمانی) و دانش آموختگان و ارائه آمار مورد نیاز، حسب درخواست رؤسای ادارات، معاون و مدیر
• احساس مسئولیت و تعهد در قبال پرونده دانشجویان و دانش آموختگان و نگهداری از آن
• بررسی پرونده های الکترونیک دانشجویان ودانش آموختگان ورفع نواقص (اسکن اوراق پرونده) در اسرع وقت
• آشنایی کامل با اتوماسیون اداری و سامانه مروارید وارشیو الکترونیک دانشجویان ودانش آموختگان و داشتن مهارت در استفاده از نرم افزارهای Office خصوصا Word و Excel
• انجام امور محوله از سوی رؤسای ادارات، معاون ومدیر در اسرع وقت
• رعایت اصل امانت داری و عدم ارائه پرونده ویا عدم ارایه هرگونه اطلاعاتی از پرونده دانشجویان به اشخاص غیر