واحد بایگانی (مدیریت امور آموزشی )

 

 

"وظایف"

 

شرح وظایف بایگان دانشجویی                                           

  • تشکیل پرونده الکترونیک برای تمام دانشجویان ودانش آـموختگان ورودی جدید پس از تایید ثبت نام اینترنتی وتعیین شماره پرونده ودرج در سامانه مروارید
  • انجام اقدامات لازم برای تشکیل پرونده دانشجویان جدید الورود، دانشجویان انتقالی و میهمانی برای بایگانی اصل مدارک طبق اصول بایگانی
  • تهیه لیست دانشجویان در دفاتر مربوط به تفکیک رشته و سال ورود
  • ارائه پرونده دانشجویان و دانش آموختگان به کارشناسان مربوط، در صورت لزوم، در اسرع وقت و پیگیری وصول پرونده پس از اقدام کارشناس و قراردادن آن در فایل مربوط
  • بایگانی کردن سوابق و مکاتبات انجام شده در اتوماسیون اداری درخصوص دانشجویان و دانش آموختگان در پرونده الکترونیک آنها بر طبق کد بندی استاندارد
  • ایجاد بایگانی اداری در سامانه مروارید ونگهداری سوابق ومکاتبات بر اساس طبقه بندی انجام شده
  • تهیه فایلهای مورد نیاز و نگهداری پرونده دانشجویان و دانش آموختگان در فایلهای مربوط به تفکیک رشته و سال ورود به نحوی که دسترسی به پرونده ها در کوتاهترین زمان ممکن امکان پذیر باشد.
  • آگاهی از آمار تشکیل پرونده تمام دانشجویان (اعم از دانشجویان انتقالی، میهمانی) و دانش آموختگان و ارائه آمار مورد نیاز، حسب درخواست رؤسای ادارات، معاون و مدیر
  • احساس مسئولیت و تعهد در قبال پرونده دانشجویان و دانش آموختگان و نگهداری از آن
  • بررسی پرونده های الکترونیک دانشجویان ودانش آموختگان ورفع نواقص (اسکن اوراق پرونده) در اسرع وقت
  • آشنایی کامل با اتوماسیون اداری و سامانه مروارید وارشیو الکترونیک دانشجویان ودانش آموختگان و داشتن مهارت در استفاده از نرم افزارهای Office خصوصا Word و Excel
  • انجام امور محوله از سوی رؤسای ادارات، معاون ومدیر در اسرع وقت
  • رعایت اصل امانت داری و عدم ارائه پرونده ویا عدم ارایه هرگونه اطلاعاتی از پرونده دانشجویان به اشخاص غیر